CARTILLA

Tecnólogos En Gestión Administrativa

Organizar Documentos  

Ficha:1195058

Cartilla Didáctica

Aprendices:

Daniel Alberto Celis 

Santiago Andrés Rocha

Andrés Gacha

Diana Gordillo

Instructora:

Yolanda Chacón

2017

SISTEMA DE ORDENACIÓN.

 El sistema ordenación es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros. En el caso de los archivos, estos elementos serán las series dentro de las secciones o las unidades documentales dentro de las series. Es importante resaltar que la ordenación debe hacerse a las series documentales, según las características propias de cada una de ellas. Dicho orden se determina mediante la aplicación de los sistemas de ordenación, los cuales materializan la idea de secuencia y se clasifican en: alfabéticos, numéricos y mixtos.

1.       SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS

Se apoyan en una base de conocimiento universal: el Alfabeto. Tienen como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto.

Sistemas alfabéticos se denominan directos, porque los documentos se pueden consultar con solo leer el nombre en la unidad de conservación (carpeta, bolsa, legajador, entre otros).

Los sistemas de ordenamiento alfabético son tres:

• Onomástico
• Toponímico o Alfabético-Geográfico
• Temático

• SISTEMA ONOMÁSTICO

Este sistema se utiliza para ordenar nombres, los cuales pueden ser:

Nombres de Personas Naturales: según el Código Civil, “son personas naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición

Nombres de Razones o Firmas Sociales: Es el nombre bajo el cual se conoce la empresa. Este corresponde al Registro en la Cámara de Comercio.

• SISTEMA TOPONÍMICO

El sistema toponímico o alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la ordenación de las series y subseries documentales alfabéticamente por nombres lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en países, estados, territorios, zonas, direcciones, entre otros. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.

El sistema toponímico tiene un campo de acción sujeto a restricciones de carácter territorial. Para la identificación de las guías y subguías siempre se hace necesario un mapa.

• SISTEMA TEMÁTICO

Es la ordenación alfabética de las series y subseries documentales, por el asunto o tema de su contenido. Es un sistema que permite tener juntos todos los documentos que se generan alrededor de una misma gestión administrativa.

Este sistema supone una definición exacta concisa, específica y clara de los asuntos que se tramitan en las dependencias y la difusión de los mismos, para que todas las dependencias conservan hasta donde les sea posible, los mismos asuntos generales.

2.    SISTEMA DE ORDENACIÓN NUMÉRICO

Los sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en números; éstos se usan para rotular las guías, subguías, carpetas e índice.

El principio numérico se considera indirecto porque en el momento de archivar y/o localizar un documento se requiere consultar una base de datos, un índice o un registro numérico, para determinar el número que le corresponde.

• Sistema Ordinal

Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (según la serie documental) un número en forma progresiva. Con esta numeración se identifican las unidades de conservación que conforman una serie documental.

Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como facturas, órdenes de compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones, Acuerdos, Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas unidades de conservación en forma progresiva, obedeciendo a la numeración que los identifica.

Componentes:

•   Archivo numérico principal

El archivo numérico principal contiene:

Guías y subguías numéricas: pueden aparecer en distintas posiciones, según la aplicación que se utilice.

Las guías pueden estar divididas en milésimas (0000 a 9000) o centenas (100 a900) y las subguías en decenas (10 a 90) o veintenas (20 a 80).

Carpetas: contienen las unidades documentales. Se rotulan con números consecutivos que reemplazan al nombre.

• SISTEMA CRONOLÓGICO

Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronológico tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento.

Métodos:                                                                                                                         

Pueden distinguirse diferentes métodos de ordenación cronológica, entre ellos se destacan los siguientes:

Cronología Rígida: se basa en una ciega ordenación por fechas. La ordenación por este método consiste en ubicar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en la serie, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:

2004, 02, 28

2004, 03, 01

2004, 03, 03

2004, 03, 04

Cronología Circunstancial: satisface las necesidades de la documentación que por ciertas circunstancias debe estacionarse a través del tiempo, para que cumpla su objetivo. Una de sus aplicaciones más usuales de este método es el recordatorio de vencimientos.

En el sistema recordatorio e vencimientos debe aparecer al principio de la unidad de instalación el mes que cursa y a continuación los meses siguientes, de acuerdo con el orden del calendario.

Cada mes vencido va al final de la unidad de instalación y los días vencidos pasan al mes siguiente.

3. SISTEMA DE ORDENACIÓN MIXTOS

• Alfanuméricos

Este sistema combina el principio alfabético con el numérico. Se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican la oficina productora, seguido de los dígitos de series y subseries. Por ejemplo:

•  En la Secretaría Ejecutiva:

SE-O1                Actas

SE-O1-O1         Actas de Junta Directiva

SE-O2                Informes

SE-O2-O1         Informes de Actividades

SE-O2-O2         Informes de Gestión

• En la División Administrativa:

DA-O2               Informes

DA-O2-O1        Informes de Actividades

DA-O2-O2        Informes de Gestión

• En la División Financiera:

DF-O2                Informes

DF-O2-O1        Informes de Actividades

DF-O2-O2        Informes de Gestión

DF-O2-O3        Informes a Organismos de Control.

El sistema alfanumérico también puede emplearse para ordenar la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo, los contratos de prestación de servicios pueden ordenarse con base en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así:

2003 ACOSTA PÉREZ, Carlos José

2003 CASTRO GIL, Ana María

2004 ALZATE LOPERA, Juan Manuel

2004 ZAPATA GODOY, Luz

• Ordinal Cronológico

Este sistema se basa en la combinación de dos sistemas numéricos: el ordinal y el Cronológico. Puede aplicarse a series cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Decretos, Acuerdos, Resoluciones), los cuales se orden en primer lugar por el número de la unidad documental y después por la fecha de expedición. Ejemplo:

001 2003-04-31

002 2003-07-21

003 2004-05-19

004 2004-06-16

005 2004-08-11

006 2004-08-18

La adopción de un sistema de ordenación depende de las características y el volumen de la serie documental, lo importante es que permite recuperar la información en forma ágil y oportuna.

TABLAS

DE RETENCIÓN. 

TRD

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

¿Qué son las Tablas de Retención Documental -TRD-?

Según el Archivo General de la Nación (AGN), las Tablas de Retención Documental–TRD, constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad, acorde a su estructura orgánico-funcional, e indica los criterios de retención y disposición final resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones documentales. 

HERRAMIENTAS TECNOLOGÍAS

PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS.

Orfeo: permite la incorporar la gestión de los documentos a los procesos de la cualquier organización, automatizando procedimientos, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos.

Laserfiche: Desarrolla soluciones integrales para la administración de documentos y contenidos que ayudan a las organizaciones a funcionar de manera más inteligente es una plataforma flexible de manejo documental que se adapta para satisfacer las necesidades de toda su empresa, ofrece la captura, recuperación y distribución de un gran volumen de documentos a nivel corporativo.

Workflow: Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información. Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos. Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan.

OnBase: Es una aplicativo de Gestión Electrónica Documental para el control y tramite de las comunicaciones oficiales, Documentos Normativos y Contractuales dentro de una plataforma.

Dokmee: Sistema de gestión documental diseñado para una variedad de propósitos, incluyendo la captura de documentos y el almacenamiento, búsqueda y recuperación y comparación de archivos. Dokmee se adapta a cualquier modelo de negocio al maximizar la accesibilidad y funcionalidad en los repositorios de todos los tamaños, mientras aumentando la colaboración y la comunicación entre los usuarios. Con una interfaz muy fácil de usar disponible en 19 idiomas, Dokmee es la opción más inteligente y flexible. 

Presis: Se especializamos en el desarrollo integral de soluciones de software para empresas de gestión de logística. Desarrollamos sistemas integrales, seguros y confiables dirigidos al rubro de logística, asegurando la mejora y actualización constante.

SST

Para entender en qué consiste un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SST (Programa de Salud Ocupacional) primero se debe conocer la definición de:

Salud Ocupacional: Se entenderá en adelante como Seguridad y Salud en el Trabajo, definida como aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones. Ley 1562 de 2012.

Por lo anterior un Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoria y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo. Su ejecución es permanente, como un proceso de mejoramiento continuo de las condiciones de trabajo.

Los objetivos que tiene el SST son:

• Definir las actividades de promoción y prevención que permitan mejorar las condiciones de trabajo y de salud de los empleados.
• Identificar el origen de los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales y controlar los factores de riesgo relacionados.

Cuando una empresa desarrolla su SST, logra beneficios como:

• Se mejora la calidad del ambiente laboral,
• Se logra mayor satisfacción en el personal y en consecuencia, se mejora también la productividad y la calidad de los productos y servicios.

ACUERDO 060 DEL 2001

ACUERDO No. 060

(30 de octubre de 2001)

Establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Trata de la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivístico.

Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000.

Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

FLUJOGRAMAS DE UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS

      TRÁMITE DE DOCUMENTOS

FLUJOGRAMA DE DOCUMENTOS INTERNOS

FLUJOGRAMA DOCUMENTOS EXTERNOS