SISTEMA DE ORDENACIÓN.

 El sistema ordenación es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros. En el caso de los archivos, estos elementos serán las series dentro de las secciones o las unidades documentales dentro de las series. Es importante resaltar que la ordenación debe hacerse a las series documentales, según las características propias de cada una de ellas. Dicho orden se determina mediante la aplicación de los sistemas de ordenación, los cuales materializan la idea de secuencia y se clasifican en: alfabéticos, numéricos y mixtos.

1.       SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS

Se apoyan en una base de conocimiento universal: el Alfabeto. Tienen como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto.

Sistemas alfabéticos se denominan directos, porque los documentos se pueden consultar con solo leer el nombre en la unidad de conservación (carpeta, bolsa, legajador, entre otros).

Los sistemas de ordenamiento alfabético son tres:

• Onomástico
• Toponímico o Alfabético-Geográfico
• Temático

• SISTEMA ONOMÁSTICO

Este sistema se utiliza para ordenar nombres, los cuales pueden ser:

Nombres de Personas Naturales: según el Código Civil, “son personas naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición

Nombres de Razones o Firmas Sociales: Es el nombre bajo el cual se conoce la empresa. Este corresponde al Registro en la Cámara de Comercio.

• SISTEMA TOPONÍMICO

El sistema toponímico o alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la ordenación de las series y subseries documentales alfabéticamente por nombres lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en países, estados, territorios, zonas, direcciones, entre otros. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.

El sistema toponímico tiene un campo de acción sujeto a restricciones de carácter territorial. Para la identificación de las guías y subguías siempre se hace necesario un mapa.

• SISTEMA TEMÁTICO

Es la ordenación alfabética de las series y subseries documentales, por el asunto o tema de su contenido. Es un sistema que permite tener juntos todos los documentos que se generan alrededor de una misma gestión administrativa.

Este sistema supone una definición exacta concisa, específica y clara de los asuntos que se tramitan en las dependencias y la difusión de los mismos, para que todas las dependencias conservan hasta donde les sea posible, los mismos asuntos generales.

2.    SISTEMA DE ORDENACIÓN NUMÉRICO

Los sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en números; éstos se usan para rotular las guías, subguías, carpetas e índice.

El principio numérico se considera indirecto porque en el momento de archivar y/o localizar un documento se requiere consultar una base de datos, un índice o un registro numérico, para determinar el número que le corresponde.

• Sistema Ordinal

Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (según la serie documental) un número en forma progresiva. Con esta numeración se identifican las unidades de conservación que conforman una serie documental.

Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como facturas, órdenes de compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones, Acuerdos, Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas unidades de conservación en forma progresiva, obedeciendo a la numeración que los identifica.

Componentes:

•   Archivo numérico principal

El archivo numérico principal contiene:

Guías y subguías numéricas: pueden aparecer en distintas posiciones, según la aplicación que se utilice.

Las guías pueden estar divididas en milésimas (0000 a 9000) o centenas (100 a900) y las subguías en decenas (10 a 90) o veintenas (20 a 80).

Carpetas: contienen las unidades documentales. Se rotulan con números consecutivos que reemplazan al nombre.

• SISTEMA CRONOLÓGICO

Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronológico tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento.

Métodos:                                                                                                                         

Pueden distinguirse diferentes métodos de ordenación cronológica, entre ellos se destacan los siguientes:

Cronología Rígida: se basa en una ciega ordenación por fechas. La ordenación por este método consiste en ubicar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en la serie, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:

2004, 02, 28

2004, 03, 01

2004, 03, 03

2004, 03, 04

Cronología Circunstancial: satisface las necesidades de la documentación que por ciertas circunstancias debe estacionarse a través del tiempo, para que cumpla su objetivo. Una de sus aplicaciones más usuales de este método es el recordatorio de vencimientos.

En el sistema recordatorio e vencimientos debe aparecer al principio de la unidad de instalación el mes que cursa y a continuación los meses siguientes, de acuerdo con el orden del calendario.

Cada mes vencido va al final de la unidad de instalación y los días vencidos pasan al mes siguiente.

3. SISTEMA DE ORDENACIÓN MIXTOS

• Alfanuméricos

Este sistema combina el principio alfabético con el numérico. Se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican la oficina productora, seguido de los dígitos de series y subseries. Por ejemplo:

•  En la Secretaría Ejecutiva:

SE-O1                Actas

SE-O1-O1         Actas de Junta Directiva

SE-O2                Informes

SE-O2-O1         Informes de Actividades

SE-O2-O2         Informes de Gestión

• En la División Administrativa:

DA-O2               Informes

DA-O2-O1        Informes de Actividades

DA-O2-O2        Informes de Gestión

• En la División Financiera:

DF-O2                Informes

DF-O2-O1        Informes de Actividades

DF-O2-O2        Informes de Gestión

DF-O2-O3        Informes a Organismos de Control.

El sistema alfanumérico también puede emplearse para ordenar la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo, los contratos de prestación de servicios pueden ordenarse con base en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así:

2003 ACOSTA PÉREZ, Carlos José

2003 CASTRO GIL, Ana María

2004 ALZATE LOPERA, Juan Manuel

2004 ZAPATA GODOY, Luz

• Ordinal Cronológico

Este sistema se basa en la combinación de dos sistemas numéricos: el ordinal y el Cronológico. Puede aplicarse a series cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Decretos, Acuerdos, Resoluciones), los cuales se orden en primer lugar por el número de la unidad documental y después por la fecha de expedición. Ejemplo:

001 2003-04-31

002 2003-07-21

003 2004-05-19

004 2004-06-16

005 2004-08-11

006 2004-08-18

La adopción de un sistema de ordenación depende de las características y el volumen de la serie documental, lo importante es que permite recuperar la información en forma ágil y oportuna.