Archivo
Concepto De Archivo:
Archivo es el conjunto de
documentos fuera cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el trascurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
Son importantes:
Los archivos son importantes para
la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes.
Objetivo:
ü Constituir
un centro de información disponible en todo momento. La documentación de una empresa
frecuentemente es consultada como base de nuevas transacciones; por esto debe
guardarse en un lugar determinado, con el fin de proporcionar oportunamente
cualquier información que se requiera.
ü Satisfacer
eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los documentos están bien archivados, no
se pierde tiempo al buscar el documento solicitado, y se proporcionan los datos
en forma oportuna.
ü Mantener en
reserva, bajo seguridades especiales los
documentos legales como contratos, escrituras, etc. Y los
de constitución y funcionamiento de la empresa.
Características:
ü Las
necesidades de la empresa determinan el tipo de archivo que debe adaptarse a
sus objetivos o fines. Por ejemplo si la
actividad principal de una empresa es la construcción, la parte más importante
será lo relacionado con planos, contratos.
Si la empresa es pequeña, el archivo debe adaptarse a las posibilidades
económicas de ésta.
ü La
identificación de su contenido debe ser lo más sencilla y simple posible. El sistema de organización utilizado en el
archivo debe ser tan comprensible, que facilite su consulta inmediata y agilice
el trabajo.
ü Debe ser
funcional y técnico y de fácil manejo y de quipo sencillo.
Funciones:
ü Reunir
ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa
ü Asegurar la
perfecta conservación de los mismos así como la máxima rapidez posible a la
hora de localizarlos
ü Cumplir con
las disposiciones legales.
Clasificación De Los Archivos:
ü Archivos
activos: Aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la
documentación, ya sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no
pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es
superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.
ü Archivo
semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo
activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para
comprobar operaciones realizadas.
ü Archivo
inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción
de los mismos una vez que ya han cumplido su función.
Principio De Procedencia:
No obstante
la discrepancia de varios autores en materia archivística, que discuten el
lugar y personaje de donde emano este principio, su antecedente más antiguo lo
constituye por primera vez el historiador, “Natalis de Wall, en su circular
titulada “Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives
departamentales et communales”, que suscribió en calidad de jefe de la sección
administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del Interior de
Francia en 1841.”[1] En donde
estipulo que los documentos deberán ser integrados en los mismos fondos que los
creo ya sea institución o persona, etc.
Cuatro
décadas después en 1881 como parte de reglamentos emitidos, la aplicación y
desarrollo del principio general de respeto a los fondos, se da en Prusia por
parte del director de los archivos Heinrich Von Sybel; los documentos públicos
debían agruparse de acuerdo con las unidades administrativas que los crearan y
se denominó provenienzprinzip igualmente se considera por primera vez
registraturprinzip el cual establecía que “los documentos de todas las
dependencias debían mantenerse en la institución archivística en el orden que
les hubiera dado la oficina registradora de la dependencia y que no debían
organizarse por grupos de asuntos o materias”[2]
La
actividad archivística cuenta con principios que son el punto de partida para
toda organización, mismos que nunca hay que perder de vista, ya que podemos
identificar al productor con el principio de procedencia “…es aquél según el cual cada documento debe
estar situado en el fondo documental que procede.
Principio de orden original:
Este
principio indica la permanencia de los documentos dentro del fondo que los
genero, coincidiendo con el anterior guardando la cordura entre uno y otro sin
mezclarse.
El
principio de orden original menciona que los documentos se producen en un orden
secuencial, lógico y natural. Estos deben guardar la sensatez uno con el otro, pues al respetar el origen en
consecuencia se mantiene el orden.
El segundo
principio indica que deben guardar el mismo orden en el que fueron producidos y
consiste en mantener los documentos de cada fondo en el orden que les dio desde
su origen, al ser generados recibieron un orden por cumplir con una gestión o
reflejar una actividad, esto facilita su recuperación.
Concepto de Documento de archivo
La materia
prima de los archivos son los documentos. Pero es preciso delimitar los
diferentes conceptos de documento y llegar al específico del documento de
archivo, ya que el concepto de documento varía substancialmente según se le
mire desde los puntos de vista de los profesionales de las distintas ciencias
relacionadas con el mismo: historiadores, diplomatistas, juristas, archiveros,
bibliotecarios, documentalistas, arqueólogos... En un sentido muy amplio y
genérico, documento es un objeto corporal producto de la actividad humana, que
sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el testimonio
de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información.
Documento Electrónico de archivo:
Registro de
la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios
electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es
producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser
tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documentos Empresariales:
son
instrumentos técnicos que regulan el modelo de gestión interna de las empresas
e instituciones y que permiten mantener el control de la calidad en todos los
ámbitos de la organización, así como establecer los lineamientos estratégicos
de las acciones y las competencias entre las autoridades, las oficinas, cedes,
recursos humanos, procedimientos, operaciones y todo lo relacionado a la
empresa o institución pública del aparato funcional interno que permitirá
obtener los objetivos centrales de la empresa o las entidades públicas.
Clasificación de los documentos empresariales:
·
Documentos textuales: manuscritos, impresos, escritos,
contraseñas, etiquetas
·
Documentos gráficos: mapas, planos y dibujos
·
Documentos en imagen: fotografías, diapositivas,
radiografías
·
Cinta: casetes, cintas, microfichas etc.
·
Otros soportes: disquetes, CD-ROM, discos etc.
o Según el
ente productor o su actor
o Documento
público: escritura pública
·
Documento privado: el que no reúne los requisitos para
ser doc. Publico
o Según la
finalidad que persiga
·
Documentos dispositivos: leyes, decretos, ordenanzas,
resoluciones, sentencias, etc.
·
Documentos testimoniales: doctos contables, escrituras
públicas, convenios, contratos, inventarios, actas de construcción, planos de
las obras etc.
·
Documentos informativos: cartas, memorandos, informes,
circulares, cotizaciones etc.
o Según su
función en el tiempo
·
Vitales: escrituras de constitución, patentes de
funcionamiento, los requisitos o suscripciones, soportes de accionistas, prueba
de activos y pasivos, planos las escrituras de propiedad, formulas, diseños,
etc.
·
Importantes: facturas, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, registros de ventas, estados financieros.
·
Útiles: documentos que ayudan a la gestión interna y
externa.
·
No esenciales: anuncios, acuse de recibo,
comunicaciones internas, circulares informativas.
Tipos de Documentos Empresariales:
·
Currículum vitae
Un currículum vitae es el texto o
documento que recoge los datos biográficos, estudios, experiencia, honores y
cargos de una persona.
Se presenta cuando se solicita un
trabajo, una beca, un traslado...
Tiene 3 partes:
Ø Datos
personales: nombre, apellidos, lugar y fecha de nacimiento, domicilio,
teléfono, DNI, etc.
Ø Historial
académico: estudios, grado académico, títulos, idiomas dominados, experiencia
laboral, honores, etc.
Ø Otros:
aficiones, viajes realizados, disposición de tiempo libre, posesión del carné
de conducir, coche, etc.
Ø Contrato
laboral
Ø Nómina
Ø Nota
de pedido
Ø Carta
De Comercial
Ø Factura
Ø Documentos
de pago
Ø Cheque
Ø Letra
de cambio
Ø Tarjetas
de crédito
Unidades de correspondencia:
Concepto:
Tiene como
propósito centralizar toda la correspondencia para ser distribuida a las
diferentes oficinas administrativas y garantizar la entrega a su destinatario
de manera oportuna, rápida y eficaz.
VISIÓN:
Contribuir
en agilizar los procesos internos, a través de un sistema de red para el
control de la documentación interna y externa, a fin de cumplir con los
objetivos de la institución para alcanzar los niveles máximos de la eficiencia.
OBJETIVOS.
La unidad
de correspondencia es la encargada de recibir, controlar, clasificar y
distribuir la documentación de carácter administrativa que ingresan,
proveniente de diferentes fuentes externas, así como la generada por todas las
dependencias que conforman al organismo.
FUNCIONES.
Las
funciones del Área de Correspondencia se relacionan con el manejo y
distribución interna y externa de las comunicaciones generadas o recibidas por
la institución y la administración del sistema de correo.
Para el
cumplimiento de estas funciones es necesario tener en cuenta lo siguiente:
v Conocer las
actividades de la empresa, los servicios que presta y los funcionarios
encargados de dar trámite a los diferentes asuntos a fin de realizar la
correcta distribución de las comunicaciones escritas, incluso cuando no se
especifica el destinatario.
v Clasificar
las comunicaciones oficiales y la correspondencia antes de su distribución.
v No tramitar
comunicaciones que no reúnan los requisitos para su envío, tales como anexos
incompletos, estilo o técnicas mecanográficas inadecuadas y, en general, todos
aquellos aspectos que afectan la buena imagen de la organización.
v Tener
excelentes relaciones humanas y atender al público irradiando una imagen
v Positiva.
v Manual de procedimiento:
1) Asesorar el
proceso de producción documental, desde el diseño de la papelería
2) Hasta el
destino final del documento, orientando el empleo de soportes adecuados
3) Para el
registro de la información.
4) Hacer las
recomendaciones necesarias para mantener actualizadas las normas
5) Y
procedimientos establecidos para el manejo de la correspondencia y del archivo;
6) Velar por
que se logren los objetivos propuestos.
7) Asignar, de
acuerdo con el Jefe de la Oficina para la Administración de
8) Documentos,
los nuevos códigos de unidades o asuntos, y efectuar cambios de
9) Los mismos
cuando se requiera.
10) Fijar los
términos de retención para los documentos, según la importancia y
11) Necesidad
de consulta y conservación de cada uno, teniendo como base las
12) Disposiciones
legales.
13) Reglamentar
las transferencias de documentos inactivos al Archivo Histórico de
14) La
Institución.
15) Reducir a
lo esencial la masa documental de los archivos.
16) Velar por
el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos.
17) Definir
normas para el servicio de consulta, préstamo y expedición de copias de
18) Los
documentos.
19) Aumentar
los índices de recuperación de la información.
20) Garantizar
condiciones de conservación de la documentación de valor
21) Permanente.
22) Asesorar a
las dependencias para el cumplimiento de las normas establecidas.
23) Determinar
la vigencia de los archivos.
Proceso de recepción de documentos:
Es el
conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una entidad
pública o privada en la admisión de documentos, tanto de forma interna como
externa, que son remitidos por una persona natural o jurídica.
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